Skontrum w bibliotece krok po kroku: przepisy, komisja, metody i protokół

Skontrum to kontrola zbiorów biblioteki: komisja porównuje zapisy w ewidencji (księdze inwentarzowej lub bazie systemu) ze stanem faktycznym na półkach i wśród wypożyczeń, wyjaśnia różnice i ustala braki. Księgozbiór z wolnym dostępem trzeba skontrować co najmniej raz na 5 lat. Poniżej znajdziesz podstawę prawną, terminy zależne od wielkości zbiorów, trzy metody pracy (arkusze, księga inwentarzowa, skaner kodów kreskowych), skład komisji, wzór postępowania z różnicami oraz to, co trzeba zrobić po zakończeniu skontrum.

Podstawa prawna skontrum

Zasady kontroli zbiorów opisuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205, poz. 1283; tekst w ISAP). Akt jest obowiązujący i dotyczy bibliotek wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. W przypadku bibliotek szkolnych ustawa Prawo oświatowe (art. 104) wymienia wśród ich zadań inwentaryzację księgozbioru zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ustawy o bibliotekach, czyli właśnie tym rozporządzeniem.

Najważniejsze przepisy dotyczące skontrum to:

• § 29 – zinwentaryzowane materiały podlegają kontroli wewnętrznej, m.in. skontrum części materiałów, przede wszystkim narażonych na straty lub szczególnie cennych;
• § 30 – czym jest skontrum i na podstawie jakich zapisów można je przeprowadzić;
• § 31 – jak często trzeba je robić;
• § 32 – komisja skontrowa;
• § 33–34 – braki względne i bezwzględne, wpis do rejestru ubytków;
• § 35–36 – protokół i postępowanie z odnalezionymi materiałami.

Jak często przeprowadza się skontrum?

Częstotliwość zależy od sposobu udostępniania zbiorów i ich wielkości (§ 31 rozporządzenia):

To minimum. Skontrum przeprowadza się także wtedy, gdy wymaga tego sytuacja: przy zmianie osoby odpowiedzialnej za księgozbiór (np. odejściu bibliotekarza), po kradzieży, zalaniu czy pożarze, przy likwidacji lub łączeniu placówek albo na polecenie dyrektora lub organizatora. Szczegóły zwykle określa wewnętrzne zarządzenie biblioteki lub szkoły.

Przygotowanie: zarządzenie, komisja, terminy

Skontrum przeprowadza komisja skontrowa. Liczbę jej członków i skład ustala kierownik biblioteki, a komisja działa na podstawie nadanego przez niego regulaminu (§ 32). W praktyce przygotowanie wygląda tak:

1. Zarządzenie dyrektora. Określa zakres (cały księgozbiór czy wybrane działy), termin, skład komisji i jej przewodniczącego oraz metodę kontroli.
2. Regulamin komisji. Opisuje sposób pracy i zasady sporządzania protokołu. Regulamin dołącza się potem do protokołu (§ 35 ust. 2).
3. Uporządkowanie ewidencji. Przed liczeniem trzeba „zamknąć” bieżące sprawy: wpisać do inwentarza nowe nabytki, zaksięgować ubytki z protokołów, które już zostały zatwierdzone, i sprawdzić ciągłość numeracji.
4. Ściągnięcie wypożyczeń. Im więcej książek wróci przed skontrum, tym mniej pracy przy wyjaśnianiu różnic. Pozostałe wypożyczenia komisja liczy na podstawie dokumentacji wypożyczeń.
5. Porządek na półkach. Książki ustawione według sygnatur, odłożone zwroty, wydzielone egzemplarze w naprawie i w opracowaniu.
6. Informacja dla czytelników. Na czas liczenia wypożyczalnię zwykle się zamyka albo ogranicza – warto ogłosić to z wyprzedzeniem.

Metody skontrum: arkusze, księga inwentarzowa, skaner

Rozporządzenie dopuszcza różne podstawy skontrum: zapisy w księgach inwentarzowych, komputerowych bazach danych, katalogach topograficznych i innej dokumentacji, a dla materiałów wypożyczonych – karty książki, karty czytelników i rewersy (§ 30 ust. 2). W praktyce stosuje się trzy metody:

Bez względu na metodę liczy się każdy egzemplarz, który jest w bibliotece: na półkach, w magazynie, w opracowaniu, w introligatorni, na wystawie. Egzemplarze wypożyczone odhacza się na podstawie dokumentacji wypożyczeń. Więcej o kodach przeczytasz w artykule o kodach kreskowych w bibliotece.

Przebieg skontrum krok po kroku

1. Podział pracy. Komisja dzieli księgozbiór na odcinki (działy, regały, zakresy numerów) i przypisuje je zespołom dwuosobowym.
2. Liczenie. Zespół sprawdza każdy egzemplarz na odcinku: odhacza numer inwentarzowy na arkuszu albo skanuje kod kreskowy.
3. Egzemplarze poza półką. Doliczane są książki wypożyczone, w naprawie, w opracowaniu i inne, które mają udokumentowane miejsce pobytu.
4. Lista różnic. Powstaje wykaz egzemplarzy, których nie znaleziono, oraz tych, które są na półce, ale nie figurują w ewidencji.
5. Ponowne poszukiwania. Przed wpisaniem czegokolwiek do protokołu warto przejrzeć sąsiednie półki, wózki ze zwrotami i stosy „do naprawy” – sporo braków to po prostu źle odłożone książki.
6. Protokół. Komisja sporządza protokół z wnioskami i wyceną braków.

Różnice i braki: względne, bezwzględne, odnalezione

Rozporządzenie wprowadza dwa pojęcia (§ 33):

• Braki względne – materiały nieodnalezione w czasie skontrum przeprowadzonego po raz pierwszy oraz materiały niefigurujące w ewidencji;
• Braki bezwzględne – materiały, których nie odnaleziono także przy ponownym skontrum.

Dopiero braki bezwzględne wpisuje się do rejestru ubytków (§ 34). Jeśli później odnajdzie się książkę uznaną za brak bezwzględny i już zarejestrowaną jako ubytek, traktuje się ją jak nowy wpływ (§ 36 ust. 1). A jeśli pracownik zapłacił za taką książkę, otrzymuje zwrot wpłaconej kwoty (§ 36 ust. 2).

Protokół ze skontrum

Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół. Zgodnie z § 35 powinien on zawierać co najmniej:

• wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów wraz z uzasadnieniem,
• określenie wartości tych materiałów.

Do protokołu załącza się regulamin komisji. W praktyce protokół zawiera też datę i zakres skontrum, skład komisji, zastosowaną metodę, liczbę skontrowanych egzemplarzy, wykaz braków (numery inwentarzowe) oraz podpisy członków komisji i osoby odpowiedzialnej za zbiory. Protokół zatwierdza dyrektor.

Co dalej po skontrum?

• Ubytki. Braki bezwzględne trafiają do rejestru ubytków, a przy numerach w księdze inwentarzowej zapisuje się informację o ubytku. Krok po kroku opisujemy to w artykule o selekcji i protokole ubytków.
• Korekta ewidencji. Usunięcie błędów wykrytych podczas liczenia: zdublowanych numerów, złych sygnatur, książek bez akcesji.
• Selekcja przy okazji. Skontrum to dobry moment, by odłożyć zaczytane i nieaktualne egzemplarze do osobnej, komisyjnej selekcji.
• Wnioski na przyszłość. Jeśli braki koncentrują się w jednym dziale, warto zmienić sposób jego udostępniania lub zabezpieczenia.
• Wartość zbiorów. Ubytki zmniejszają wartość księgozbioru, więc informacja trafia także do księgowości.

Skontrum a Libroo

Libroo nie ma osobnego modułu skontrum – komisja nie dostanie w nim gotowego arkusza ani automatycznego protokołu. Kilka funkcji ułatwia jednak przygotowanie i samo liczenie. Każdy egzemplarz ma w systemie numer inwentarzowy i kod kreskowy, a etykiety z kodami wydrukujesz dla zaznaczonych egzemplarzy. Skanerem USB szybko odnajdziesz egzemplarz w systemie i sprawdzisz jego status. Lista egzemplarzy ma wyszukiwarkę po numerze inwentarzowym, sygnaturze i ISBN oraz filtry statusów, więc łatwo wydzielić książki wypożyczone, w naprawie czy w opracowaniu.

Egzemplarze nieodnalezione możesz oznaczyć jako Zagubione, a po zatwierdzeniu protokołu – jako Ubytkowane. Nie znikają one z systemu, tylko trafiają do Archiwum (szczegóły w poradniku Egzemplarze i zmiana statusu). Pełną listę funkcji znajdziesz na stronie Funkcje, a pytania wyślij na kontakt@libroo.pl.

Najczęstsze pytania