Akcesja z faktury polega na tym, że zamiast przepisywać pozycje ręcznie, wgrywasz fakturę (PDF, skan, zdjęcie lub Excel), system odczytuje tytuły, ISBN, ceny i liczbę sztuk, dopasowuje je do katalogu i Biblioteki Narodowej, a Ty tylko sprawdzasz wynik i zatwierdzasz. Numery inwentarzowe i kody kreskowe nadają się automatycznie, a etykiety drukujesz jednym przyciskiem. Poniżej porównujemy klasyczny proces z importem faktury na konkretnym przykładzie i opisujemy pułapki, na które warto uważać: zdublowane ISBN, wiele egzemplarzy i darowizny bez faktury.
Jak wygląda akcesja „po staremu”?
Dostawa przychodzi z fakturą. W wielu bibliotekach dalszy ciąg wygląda podobnie niezależnie od systemu:
- wpis wpływu do rejestru akcesji: numer, data, dostawca, numer faktury, kwota,
- dla każdej pozycji: przepisanie ISBN, tytułu, autora, ceny i liczby sztuk,
- wyszukanie opisu w katalogu własnym lub zewnętrznym i skopiowanie go albo opisanie książki od zera,
- nadanie numerów inwentarzowych – kolejno, bez luk i powtórzeń,
- sygnatury, pieczątki, etykiety z kodami kreskowymi i dopiero potem półka.
Każdy krok jest prosty, ale przy fakturze na kilkadziesiąt pozycji przepisywanie zajmuje najwięcej czasu i rodzi najwięcej błędów: przestawione cyfry ISBN, zła cena, pominięta pozycja. Same zasady ewidencji – rejestr wpływów, księga inwentarzowa, ubytki – omawiamy w artykule Ewidencja zbiorów w bibliotece.
Import faktury – co robi za Ciebie system?
Przy imporcie faktury zmienia się przede wszystkim krok 2 i 3: zamiast przepisywać, weryfikujesz.
- Odczyt dokumentu. Model AI czyta fakturę lub zamówienie – PDF, skan, zdjęcie z telefonu albo plik Excel – i wyciąga z niego pozycje: tytuł, autora, ISBN, cenę i liczbę sztuk.
- Dopasowanie do katalogu. Jeśli tytuł o danym ISBN jest już w katalogu biblioteki, nowe egzemplarze dopinają się do istniejącego rekordu – bez duplikatu.
- Opis z Biblioteki Narodowej. Jeśli tytułu nie ma, system pobiera gotowy opis po ISBN z katalogu BN. O tym, co jest w takim opisie, piszemy w artykule MARC 21 dla początkujących.
- Twoja kontrola. Wszystko trafia na ekran podglądu, gdzie poprawiasz, usuwasz lub dopisujesz pozycje, zanim cokolwiek zostanie zapisane.
Przykład: faktura na 20 pozycji przed i po
Weźmy fakturę z hurtowni na 20 pozycji: 17 tytułów po jednym egzemplarzu, dwie nowości po 3 sztuki i jedną książkę małego wydawnictwa, której nie ma w BN. Jeden z tytułów biblioteka ma już w katalogu.
| Etap | Ręcznie | Z importem faktury |
|---|---|---|
| Dane pozycji | 20 × ISBN, tytuł, autor, cena, liczba sztuk – ok. 100 wpisów | Wgranie jednego pliku, przejrzenie listy 20 pozycji |
| Opisy katalogowe | 18 opisów do wyszukania i skopiowania, 1 do odnalezienia we własnym katalogu, 1 od zera | 18 opisów z BN, 1 tytuł dopięty do katalogu, 1 szkic z ISBN i ceną do uzupełnienia |
| Egzemplarze | 24 egzemplarze wpisane jeden po drugim | Liczba sztuk z faktury; sygnatura i cena przy każdym egzemplarzu |
| Numery inwentarzowe | 24 kolejne numery wpisane w księdze | Nadane automatycznie po zapisaniu akcesji |
| Etykiety | Kody przygotowane osobno | Wydruk etykiet dla zaznaczonych egzemplarzy |
| Typowe błędy | Literówki w ISBN, pominięta pozycja, duplikat rekordu | Do wyłapania na podglądzie: nieczytelne pozycje, brak ISBN |
Największa różnica: z „przepisz 100 pól” robi się „sprawdź 20 wierszy”. Czas nadal zależy od jakości faktury i liczby pozycji spoza BN, ale ręczna praca skupia się na tym, czego system nie wie – sygnaturach i książkach bez opisu.
Sprawdzanie pozycji – na co patrzeć
- Liczba pozycji i suma. Porównaj liczbę wierszy i łączną kwotę z fakturą – to najszybszy test, czy nic nie zginęło.
- ISBN. Przy pozycjach bez opisu sprawdź ISBN z książką w ręku – błąd o jedną cyfrę to inna książka albo brak wyniku.
- Wydanie. Czy pobrany opis dotyczy tego wydania (rok, liczba stron), które leży na biurku?
- Ceny. Czy w egzemplarzu jest cena jednostkowa, a nie wartość całego wiersza? Przy rabatach – czy to cena po rabacie?
- Pozycje niebędące książkami. Usuń z listy koszty wysyłki, folię czy inne usługi z faktury.
Numery inwentarzowe, kody kreskowe i etykiety
Po zapisaniu akcesji każdy egzemplarz dostaje kolejny numer inwentarzowy i kod kreskowy. Numeracja nie ma luk ani powtórzeń, bo nadaje ją system, a nie człowiek przepisujący numery z zeszytu. W bibliotece z filiami każda placówka może mieć własną numerację.
Nowe egzemplarze nie trafiają od razu do katalogu dla czytelników – czekają w opracowaniu. Tam zaznaczasz książki, drukujesz etykiety z kodami kreskowymi, okleja się je, opieczętowuje, sprawdza sygnatury i dopiero wtedy aktywuje. Od tej chwili egzemplarz można wypożyczyć skanerem przy ladzie.
Typowe pułapki
Zdublowany ISBN
Ten sam ISBN może pojawić się w dwóch wierszach faktury (np. dwie dostawy tej samej nowości) albo być już w katalogu. W obu przypadkach to wciąż jeden tytuł – dodajesz egzemplarze, a nie drugi rekord. Uwaga na odwrotną sytuację: komplety i wydania wielotomowe mogą mieć osobne ISBN dla tomów i dla całości – zdecyduj, jak je ewidencjonujesz, i trzymaj się tego.
Wiele egzemplarzy jednej pozycji
Wiersz „3 szt.” to jeden opis i trzy egzemplarze, każdy z własnym numerem inwentarzowym i kodem kreskowym. Sprawdź, czy liczba sztuk została odczytana poprawnie, i ustal sygnatury – mogą być różne, jeśli egzemplarze trafią do różnych działów.
Darowizny bez faktury
Książki od czytelników czy instytucji to też wpływ, tylko udokumentowany inaczej – np. umową darowizny lub protokołem przekazania. Zarejestruj go jako akcesję ze źródłem „darowizna”; ISBN wpisujesz z okładki albo wklejasz listę tytułów, a wartość egzemplarzy ustalasz według zasad przyjętych w bibliotece. Pamiętaj, że w sprawozdaniu GUS K-03 darowizny liczą się do wpływów ogółem, a do zakupów – nie.
Akcesja z faktury w Libroo
W Libroo w zakładce Akcesja klikasz Dodaj wpływ, uzupełniasz filię, numer akcesji (system podpowiada kolejny), typ źródła (zakup, darowizna, dotacja, wydawnictwo własne) i dane faktury. Pozycje dodajesz na kilka sposobów: Załaduj plik (faktura lub zamówienie w PDF, ze zdjęcia albo w Excelu – AI odczyta tytuły, ISBN, ceny i liczbę sztuk), Wklej tekst, Po ISBN z opisem z Biblioteki Narodowej, Załaduj MRC albo ręcznie. Kilka sztuk dodasz przyciskiem Dodaj wiele. Po zapisaniu akcesji system nadaje numery inwentarzowe i kody kreskowe, a w Opracowaniu drukujesz etykiety i aktywujesz egzemplarze.
Krok po kroku, ze zrzutami ekranu, opisujemy to w poradniku Nowe książki: akcesja, opracowanie, katalog. Warunki i warianty znajdziesz w ofercie, a jeśli chcesz zobaczyć import na własnej fakturze, napisz na kontakt@libroo.pl.
Najczęstsze pytania
Czy można zrobić akcesję ze zdjęcia faktury?
Tak, jeśli system obsługuje odczyt dokumentów. W Libroo wgrywasz fakturę lub zamówienie jako PDF, zdjęcie albo plik Excel, a AI odczytuje tytuły, ISBN, ceny i liczbę sztuk. Wynik zawsze sprawdzasz przed zapisaniem akcesji.
Co zrobić, gdy książki z faktury nie ma w Bibliotece Narodowej?
Pozycja zostaje jako szkic z danymi z faktury (np. ISBN i ceną), a opis uzupełniasz ręcznie. Dotyczy to zwykle małych wydawnictw i bardzo świeżych nowości.
Jak wpisać kilka egzemplarzy tej samej książki?
Jako jeden tytuł z kilkoma egzemplarzami – nie jako kilka rekordów. Każdy egzemplarz dostaje własny numer inwentarzowy i kod kreskowy, może też mieć inną sygnaturę.
Jak zaewidencjonować darowiznę bez faktury?
Jako wpływ ze źródłem „darowizna”, na podstawie umowy darowizny lub protokołu przekazania. Pozycje dodajesz po ISBN, z wklejonej listy lub ręcznie. W sprawozdaniu GUS K-03 darowizny liczą się do wpływów ogółem.